Waarom een bezoekersregistratie systeem

Een bezoekersregistratie systeem, waarom is dit eigenlijk nodig? Volgens de Arbowet dien je als werkgever maatregelen te nemen om in geval van calamiteiten snel het pand te kunnen ontruimen. Hierbij betreft het niet alleen de evacuatie van werknemers, maar ook van bezoekers van het pand. Om een ontruiming goed te laten verlopen, dienen ook bezoekers van het bedrijf geregistreerd te worden. In dit artikel vertellen wij je meer over hoe het registreren van bezoekers precies werkt en hoe een bezoekersregistratie systeem hieraan bij kan dragen. Ook lees je wat de voordelen van digitale bezoekersregistratie zijn. Lees snel verder voor meer informatie.

Aanvulling op personeelsplanning

Veel bedrijven hanteren een speciaal programma voor ontruimingen. Hierbij krijgen BHV’ers de opdracht om op hun verdieping alle ruimtes te controleren en de daar nog aanwezige mensen te ontruimen. Dit kan op kantoor prima te doen zijn, maar is in de industrie een stuk lastiger te realiseren. Vaak heb je hier te maken met grote panden met diverse grote magazijnen en een hoog geluidsniveau van machines. Dit kan het lastiger maken om iedereen te vinden en te ontruimen. Door gebruik te maken van bezoekersregistratie zie je precies wie waar is, wat ervoor zorgt dat het pand beter ontruimd kan worden. Er is immers inzichtelijk welk personeel er wel of niet zijn en waar de geregistreerde persoon zich kan bevinden. Zo is het ook weer een aanvulling op je personeelsplanning!

Meer veiligheid

Niet alleen moet je jouw bedrijfspand goed kunnen ontruimen. Je dient er volgens de Arbowet ook voor te zorgen dat zowel medewerkers als bezoekers veilig in het pand kunnen rondlopen en hun werkzaamheden kunnen doen. Hiervoor worden door steeds meer bedrijven veiligheidsregels in acht genomen. Wel is het belangrijk dat aangetoond kan worden dat men ook bekend is met de veiligheidsregels. Je dient zowel medewerkers als bezoekers dan ook op de hoogte te stellen van de veiligheidsregels wanneer zij toegang tot jouw pand hebben. Veel bedrijven hebben veiligheidsregels voor bijvoorbeeld het werken op hoogte, het werken in afgesloten ruimtes, het werken met explosiegevaar en het werken met vuur. Hierbij worden altijd specifieke voorzorgsmaatregelen genomen om het werk goed te kunnen uitvoeren, waarover medewerkers en bezoekers dienen te worden ingelicht. Vertel ook wat de procedure is bij calamiteiten.

Bijhouden via papieren logboek verboden

Een bezoekersregistratie bijhouden is van groot belang vanwege de kans op calamiteiten. Echter is het registreren van bezoekers via een papieren logboek niet toegestaan volgens de AVG wet. Bezoekers kunnen zo namelijk inzien wie voor hen naar binnen geweest is. Er zijn diverse herleidbare persoonsgegevens in te zien, namelijk een voor- en achternaam, een bedrijfsnaam en soms ook andere gegevens. De AVG wet ziet dit als een verzameling persoonsgegevens die gewoon valt in te zien via de receptiebalie. Dit wordt ook als een datalek gezien. Het is dus niet alleen niet toegestaan volgens de AVG wet, je moet het zelf ook niet willen als bedrijf. Er valt namelijk diverse informatie in te zien, zoals met met welke concurrenten het bedrijf nog meer in gesprek zijn, wie er nog meer gesolliciteerd hebben, wie je klanten en leveranciers zijn, wie je accountant of advocaat is. Dat is allemaal informatie die niet bestemd is voor de buitenwereld. Uiteraard kun je ook werken middels losse formuliertjes, maar dit brengt voor deadministratie een hoop extra werk met zich mee. Ook kun je hiermee niet voldoen aan de Arbowet als het gaat om snel evacueren bij calamiteiten.

Daarom digitale registratie via een tijdregistratie systeem

Een bezoekersregistratie systeem biedt diverse voordelen als het gaat om het digitaal registreren van de bezoekers van jouw bedrijfspand. Zo zorg je er niet alleen voor dat je pand een stuk veiliger wordt. Je profiteert van nog veel meer voordelen. Denk onder andere aan de volgende voordelen: – Je kunt je bezoekersontvangst professionaliseren en automatiseren – Je laat bezoekers zien dat je groot belang hecht aan de veiligheid – Je voldoet zowel aan de Arbo wetgeving als aan de AVG wet – De administratie heeft minder werk – Je verbetert de veiligheid voor je bezoekers en medewerkers – Je zorgt ervoor dat je aansprakelijkheid bij calamiteiten verlaagd wordt – Je hebt altijd een actueel overzicht van de aanwezige bezoekers

Kies ook voor een bezoekersregistratie systeem

Hopelijk hebben we je in dit artikel meer kunnen vertellen over de noodzaak van een bezoekersregistratie systeem en ben je overtuigd om hier zelf ook een grote stap in te zetten voor jouw bedrijf of organisatie. Hoog tijd om op zoek te gaan naar de juiste software voor jouw bezoekersregistratie. Met de bezoekersregistratie software van primion Benelux weet je zeker dat je jouw bezoekers op de juiste wijze registreert en voldoet aan zowel de Arbo- als de AVG wet. Wij staan voor software van hoge kwaliteit en bieden professionele service aan. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of voor een gratis demo van ons bezoekersregistratie systeem.