|
Het is niet de favoriete bezigheid van de meeste mensen: vergaderen. Veel mensen kijken dan ook niet uit naar vergaderingen. Dit heeft verschillende redenen. Een van de meest gehoorde daarvan is dat veel vergaderingen als onnodig worden beschouwd. Zo geven deze mensen de voorkeur aan een informatiebrief of zelfs een mail met dezelfde informatie. Een andere reden waarom mensen liever niet vergaderen is omdat ze het gevoel hebben dat er veel tijd aan verloren gaat en alles een stuk efficiënter had gekund. In dit artikel bespreken we daarom een paar tips, zodat jij je vergaderingen effectiever kan inrichten. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van externe vergaderlocaties, zoals bijvoorbeeld vergaderlocaties in Rotterdam. Een effectieve vergaderingEen effectieve vergadering zorgt ervoor dat mensen daadwerkelijk het idee hebben dat er werk is verzet. Dit draagt bij aan de motivatie van de medewerkers en creëert een draagvlak voor de besproken punten mogelijke acties die daar het resultaat van zijn. Het gebruiken van externe vergaderlocaties in andere steden zoals Rotterdam dragen daarnaast ook bij aan de productiviteit. Een effectieve vergadering zit hem voor de helft in een goede voorbereiding. Het is verstandig om de bijeenkomst niet langer dan 1.5 uur te laten duren. Op die manier glijdt de aandacht van de mensen niet weg, waardoor de vergadering erg langdradig kan worden. Tijdsmanagement en externe vergaderlocatiesHiernaast is het belangrijk om een oog te houden op het tijdmanagement. Belangrijke agendapunten zouden eerst behandeld moeten worden als er veel punten op de agenda zijn. Het aanstellen van een notulist zou van tevoren moeten gebeuren om tijd te besparen. Een bewaker van de tijd zou bijvoorbeeld naast de voorzitter kunnen worden aangesteld als dit een bekend struikelpunt is. Een van de vele voordelen van vergaderen op externe locaties zoals in Rotterdam, is dat tijdsmanagement meer een noodzaak wordt doordat de ruimte maar voor een beperkte tijd gehuurd is. De voordelen van vergaderlocaties in RotterdamEr is al veel geschreven over de voordelen van externe vergaderlocaties. Een vergaderlocaties in een andere stad, zoals Rotterdam, zorgt voor een verhoogde prioriteit. Dit komt onder andere doordat het een gevoel van urgentie geeft. Ook is het minder waarschijnlijk dat je wordt gestoord door andere medewerkers of telefoontjes als je niet op de locatie van je werk zelf aanwezig bent. Tenslotte geeft vergaderlocaties Rotterdam meer creativiteit aan vergaderingen. Dit komt doordat mensen beter out of the box denken als zij zich in een nieuwe omgeving bevinden.
|
